Come prepararsi ad accogliere gli ospiti

🎯 Come prepararsi ad accogliere al meglio gli ospiti in hotel

In questo post voglio condividere alcuni suggerimenti pratici per prepararsi al meglio ad accogliere gli ospiti in hotel, partendo da un concetto fondamentale: la prima impressione conta, eccome se conta.

Spesso si sottovaluta l’importanza degli spazi e dei piccoli dettagli, ma dobbiamo ricordare che la reception e la hall sono il biglietto da visita della struttura. Sono i primi ambienti che i nostri ospiti vedono al loro arrivo, e da quel primo impatto si formeranno un’opinione — positiva o negativa — dell’intero soggiorno.

🧼 La struttura parla di noi: ordine e pulizia prima di tutto

Chi lavora alla reception deve assicurarsi ogni giorno che tutto sia in ordine, pulito e curato.
Fermati un momento e chiediti: "Se fossi io l’ospite, cosa penserei vedendo questa postazione?"

Immagina:

• un pavimento sporco,

• polvere visibile sul banco della reception,

• fogli e cartacce in bella vista,

• prenotazioni con i nomi dei clienti lasciate incustodite.

Tutte queste sono piccole mancanze, ma danno un messaggio chiaro: disattenzione.

🕒 Un consiglio semplice ma prezioso: arriva qualche minuto prima dell’inizio del turno per sistemare la postazione, eliminare ciò che è superfluo (appunti, fotocopie inutili, stampe con dati sensibili) e dare un’ultima occhiata generale.
Privacy e riservatezza sono elementi chiave: evitiamo che i dati personali siano visibili agli altri ospiti in transito.

🧍‍♂️🧍‍♀️ La persona conta quanto la struttura: cura di sé

Chi lavora in prima linea rappresenta l’intera struttura. Per questo è fondamentale presentarsi in modo ordinato e professionale:

• Abbigliamento in ordine, con divisa ben stirata.

• Nodo della cravatta corretto per l’uomo, foulard sistemato per la donna.

• Capelli puliti e in ordine.

• Make-up sobrio e adeguato.

• Barba curata: non è obbligatorio essere rasati, ma è importante che sia ben tenuta.

💡 Ricorda: la cura del dettaglio fa la differenza. Un aspetto trasandato comunica disinteresse. Anche un solo cliente che si fa un'idea negativa basandosi sull'apparenza è una perdita per l'azienda.

🗣️ Allena la tua voce: esercitazione e consapevolezza

Un altro consiglio utile è esercitarsi a casa, magari registrandosi mentre si simula un'accoglienza.
Riascoltarsi aiuta a capire:

• se si parla troppo in fretta,

• se il tono è piatto o troppo rigido,

• se si usano le parole giuste.

Allenare la propria voce è uno strumento semplice ma potente per migliorare la comunicazione.

🤝 Comunicazione non verbale: il corpo parla prima delle parole

Nel nostro lavoro, il linguaggio del corpo è fondamentale.
Il modo in cui ci muoviamo, ci posizioniamo, sorridiamo o guardiamo un ospite è parte integrante della comunicazione.

✅ Alcuni elementi da tenere a mente:

• Postura eretta, ma rilassata.

• Braccia aperte, mai incrociate.

• Sguardo diretto e gentile.

• Movimenti fluidi e controllati.

📚 Un libro consigliato per approfondire:

“Comunicare bene è facile, se sai come farlo” di Giancarlo Fornei"

🎯 Conclusione

Accogliere un ospite non è solo una questione di procedura, ma di atteggiamento mentale e attenzione ai dettagli.
La front line comunica in ogni istante: con l’ambiente, con il corpo, con le parole.
E se lo fa nel modo giusto, trasmette valore, fiducia e professionalità.

Prendiamoci cura della struttura, della nostra postazione, di noi stessi e della nostra comunicazione: è così che si costruisce un’accoglienza memorabile.