Walk-in

 

🚶‍♂️ Walk-in in Hotel: Cos’è e Come Si Gestisce al Meglio

Nel mondo dell’accoglienza, ogni ospite rappresenta un’opportunità, e questo vale anche per quelli che si presentano senza prenotazione: i cosiddetti walk-in.

Spesso trascurato o gestito in modo superficiale, il walk-in può invece diventare una risorsa preziosa, soprattutto per hotel, B&B o strutture indipendenti situate in aree ad alto flusso turistico.

Vediamo insieme di cosa si tratta, come gestirlo in modo professionale e perché è importante includerlo nella tua strategia di vendita.

📌 Cos'è un Walk-in?

Il termine walk-in indica un ospite che arriva fisicamente in struttura senza aver prenotato in anticipo, semplicemente chiedendo disponibilità al momento.

Può trattarsi di:

• Turisti di passaggio

• Viaggiatori last-minute

• Persone che hanno avuto problemi con una prenotazione altrove

• Chi cerca una sistemazione d’urgenza o per necessità improvvisa

🎯 Perché è importante saper gestire i walk-in?

Un walk-in può sembrare un evento occasionale, ma in realtà:

• È una vendita potenziale ad alta marginalità, dato che non comporta costi di intermediazione (OTA, agenzie, ecc.)

• Rappresenta una prova dell’efficacia del front office: rapidità, chiarezza, empatia e capacità di chiusura sono fondamentali

• Può trasformarsi in un cliente fidelizzato, se l’esperienza è positiva

🧩 Come si gestisce un walk-in? Step by step

1. Accoglienza con il sorriso

La prima impressione è tutto. Il walk-in non ha scelto te a caso: si è fidato della tua struttura vedendola da fuori o online. Accoglilo con un sorriso, come se lo stessi aspettando.

2. Verifica immediata della disponibilità

Controlla rapidamente le camere libere e valuta la possibilità di assegnare quella più adatta in base al tipo di ospite (singolo, coppia, famiglia, ecc.).

3. Presenta l’offerta con chiarezza

Non limitarti a dire il prezzo. Racconta cosa include, quali sono i vantaggi, perché conviene:

“Abbiamo disponibilità di una camera matrimoniale comfort. Il prezzo per questa sera è di 95€, colazione inclusa, Wi-Fi gratuito e late check-out fino alle 12.00.”

4. Valorizza i servizi e crea valore

Mostra empatia e proponi soluzioni che migliorino l’esperienza:

• “Se ha bisogno di cenare, abbiamo convenzioni con un ristorante qui vicino.”

• “Domani c’è mercato in centro, se le interessa le posso dare una mappa.”

5. Applica una tariffa strategica

Ricorda che il walk-in è una vendita diretta: puoi applicare una tariffa più alta rispetto alle OTA, ma deve essere giustificata dal servizio e dalla disponibilità residua.

In periodi di alta occupazione → prezzo premium
In bassa stagione → offerta intelligente per riempire

6. Registra correttamente l’ospite

Verifica i documenti, inserisci i dati nel PMS, e fai firmare eventuali moduli o termini di soggiorno. Anche se improvvisato, è un cliente come tutti gli altri.

7. Crea una buona prima esperienza

Il cliente walk-in ha pochi punti di riferimento. Cura i dettagli, rendi tutto semplice e piacevole: potrebbe tornare, oppure raccomandarti ad altri.

🧠 Consigli strategici per aumentare e gestire i walk-in

• Segnaletica visibile: Insegne chiare, luci ben visibili la sera, e un ingresso curato invogliano a entrare.

• Porta di ingresso sempre aperta e accogliente: Niente porte chiuse o reception deserta.

• Tariffa di walk-in pensata in anticipo, da aggiornare ogni giorno in base all’occupazione.

• Pensa a delle offerte walk-in: una bottiglietta d'acqua gratuita, un welcome drink, o sconti su servizi extra.

• Crea relazioni con negozi e attività locali: molti walk-in arrivano su consiglio di terzi (negozianti, tassisti, baristi…).

📌 Conclusione

Il walk-in è molto più di una semplice richiesta estemporanea: è una vendita a portata di mano, un’opportunità di relazione umana e commerciale. Saperlo gestire bene fa la differenza tra una struttura reattiva e una veramente accogliente.

💡 Ricorda: chi arriva senza prenotazione ha bisogno di sentirsi ascoltato, accolto e convinto. Se ci riesci, non hai semplicemente venduto una notte… hai guadagnato un potenziale cliente fedele.